Тендер: учимся избегать ошибок

  • Журнал Commercial Real Estate
  • 20 июня 2013 год

Проведение тендера – дело довольно трудоемкое и сложное. Оно требует серьезной подготовки. Например, часто подготовку тендерного задания выполняют секретари. В итоге получается упрощенное описание объекта, в котором представлен минимум необходимой информации. К томе же оно совершенно непригодно для анализа или бюджетирования. Причем последствия таких нечетких заданий всегда бывают неприятными с точки зрения допзатрат при эксплуатации объекта.

Роль консультантов

Если заказчик хочет провести честный тендер, он привлекает квалифицированных технических специалистов или профессиональную компанию в качестве консультанта. Выбор в пользу последней предпочтительнее, поскольку она не заинтересована в результате тендера и имеет высокий уровень компетенции. А финансовые затраты на привлечение консультанта полностью окупаются за 3-6 месяцев работы победителя по контракту. В последнее время выбор подрядчика часто осуществляется в результате электронных торгов. УК МАТОРИН считает, что в подготовленное подобной организацией тендерное задание всегда получается профессиональнее.

Нередки случаи, когда тендерное задание совместно разрабатывают заказчик и управляющая компания. Алгоритм их взаимодействия, как правило, таков:

  • УК направляет тендерные анкеты для заполнения, выявляя состав требуемых услуг, перечень подконтрольных инженерных систем, иные потребности клиента.
  • С клиентом согласовывается и предмет будущего договора, и состав услуг.

При этом важно посещать объекты, проводить осмотры и общаться с действующими управляющими. Однако на практике все проходит не так гладко. Не всегда видение УК тендерного задания признается заказчиком как верное. Ведь на стороне заказчика на контакт с УК идут рядовые исполнители, лично не заинтересованные в удачном тендере. Руководители же обычно являются членами тендерной комиссии и связаться с ними проблематично.

Количество участников

Немалое значение имеет и определение числа участников торгов, а также рассылка им необходимой информации. Если тендер закрытый, то рассылка идет только компаниям, утвержденным комиссией или ответственной группой лиц.

При определении количества участников тендера ошибаются многие: рынок большой и появляется желание привлечь побольше потенциальных подрядчиков, чтобы выбрать лучшего. Однако чем больше количество участников, тем ниже эффективность торгов. Число компаний для тендера можно ограничить 5-8. Но слишком усердствовать не стоит, их количество не должно быть менее 3, иначе это «выбор без выбора».

Проблемы выбора

Без ошибки сравнивать предложения выбранных участников можно на основе грамотного тендерного задания, придерживаясь трех основных критериев:

  1. Комплектность и соответствие представленных документов требованиям законодательства.
  2. Оценка коммерческих предложений претендентов.
  3. Квалификация и опыт участников.

Следует помнить, что каждый заказчик имеет собственные приоритеты. Однако основными всегда являются:

  • стоимость работ и услуг;
  • соотношение цены и качества;
  • график работ.

В основном сравнивают претендентов по материалам заполненной анкеты. Здесь значение имеет аккуратность и полнота сведений. На практике большинство компаний не предоставляет полный пакет услуг, указанный в заявке, и участвует по неполному перечню. Но это не создает таким участникам приоритета, даже несмотря на выгодные условия выгоднее. Заказчику удобнее работать с компанией, централизовано выполняющей работы.

Не стоит забывать об одном существенном техническом моменте: все предложения должны иметь единый формат для размещения полученной информации в сводной таблице для сравнения.

Оценка осложняется еще и необходимостью сравнения компаний разного уровня или профиля. Заведомо можно предположить, что качество услуг выше у того, у кого выше цена. Но если приглашены однотипные компании, то следует отталкиваться от среднерыночной справедливой цены. Однако для этого надо исключить возможность демпинга для кого-либо из участников.

Хитрости и уловки

Случается, что компании готовы выиграть тендер и при нулевой рентабельности, только ради имиджа или портфолио. Для этого, например, участники специально демпингуют.

Грамотное тендерное задание снижает угрозу возможного демпинга. Также этот вопрос можно решить при комплексном подходе, когда тендер насчитывает более двух этапов.

Участники тендера также должны быть готовы и к «лжеконкурсам», когда победитель известен заранее. Их также можно определить при знакомстве с тендерным заданием. Если оно включает в себя пункт, который способен выполнить только один из участников, или есть проходные параметры, зеркально отражающие именно компанию, которую хотят сделать победителем.

Подобное встречается в гостендерах: часто указываются работы и услуги, которые по факту не проводятся. Так недобросовестный участник предоставляет свое коммерческое предложение с более низкой ценой. Однако организаторы таких тендеров не выигрывают при этом ничего из-за того, что эффективным для объекта этот участник не будет. Значит, чем грамотнее подготовлено тендерное задание, тем меньше риск выбора неправильного партнера, невыполнения партнером своих обязательств и превышения бюджета.